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Text File  |  1992-12-15  |  7KB  |  164 lines
  1. Invoicing
  2.  
  3. The next option from the Main Menu is invoicing, which will be
  4. the primary area used by most people.  Invoicing provides an easy, yet
  5. powerful, system for billing customers.  We have tried to give the user
  6. as much flexibility in the system as possible, while minimizing their
  7. learning curve.
  8.  
  9. The following is a list of functions within the invoicing window,
  10. and how a typical transaction is carried out:
  11.  
  12. F1 key - Help
  13.  
  14. As in other parts of the system, online help is available in the
  15. invoicing area.
  16.  
  17. F2 key - New Invoice (abbreviated "NewInv")
  18.  
  19. The New Invoice function allows the user to enter a new invoice. Upon
  20. striking the "F2" key, a popup window appears prompting the user for
  21. an Account Number.  In the future, CRIS will provide a feature for
  22. printing account cards for customers with barcodes.  Their account
  23. number will then be scanned from their card, and name, address, etc.
  24. will be filled in automatically.  If the customer does not know their
  25. account number, or is a new customer, the user may enter their name,
  26. address, etc., in the following fields. This information will then
  27. be added to the Accounts database, which will be useful for
  28. printing mailing lists or other information later on.  The Tax
  29. Exemption Number is one of the most important fields within this
  30. window. Entering a number here will designate this invoice as a
  31. sales tax-free invoice. The Terms field may or may not be filled in,
  32. depending on your particular uses of the CRIS program. The Credit
  33. Card information area may be useful in the event of a returned item.
  34. The In-House charge area allows the user to have invoices billed to
  35. a house account.  This account information may be tracked be running
  36. reports, and will be added to in later releases of the software.
  37. The last feature of this window is the "F2 - Accounts" key. By hitting
  38. the F2 key, the user is instantly able to pick out an account from the
  39. accounts list and fill in the entire screen. This windows, of course,
  40. applies only to previous customers.  Hitting Return or Escape will
  41. return the user to the invoicing screen. Upon returning to the
  42. invoicing screen, the user is able to enter comments, salesperson
  43. initials (or numbers), and an invoice date.  After entering this
  44. information, the first part of creating an invoice is complete!
  45.  
  46. F3 key - Edit Invoice (abbreviated "EdInv")
  47.  
  48. The Edit Invoice command allows the user to edit most information
  49. entered in the New Invoice screen, including Name, Address, Tax
  50. Exemption Number, Terms, Charge Account information, Comments,
  51. Invoice Date, and Salesperson data.
  52.  
  53. F4 key - Delete Invoice (abbreviated "DelInv")
  54.  
  55. The Delete Invoice command will delete an invoice and all its parts
  56. from the system.  These items WILL NOT be put back into inventory.
  57.  
  58. F5 key - Find Invoice (abbreviated "Find")
  59.  
  60. The Find Invoice command allows the user to quickly jump to a
  61. particular invoice number.  This command assumes you are done
  62. with the current invoice, so it will not let you edit it if you
  63. return later.
  64.  
  65. F6 key - Tender
  66.  
  67. The Tender command should be the last command used (before printing)
  68. of the invoicing process.  The tender command tells the CRIS system how
  69. the customer paid (Cash, Check, Charge, or In-House Charge), the
  70. Amount they paid, and any discount they may receive from the purchase
  71. price.  The tender command will also tell the salesperson what the
  72. correct change should be from the cash drawer. After running the tender
  73. command, NO ITEMS ON THE INVOICE MAY BE ALTERED.
  74.  
  75.  
  76. F7 key - Print Invoice (abbreviated "Print")
  77.  
  78. The Print Invoice command should be the final phase of the invoicing
  79. process. This command looks at settings you have made in your
  80. Company Setup Screen, such as printer type and transaction type, and
  81. prints your invoice accordingly.  For people experiencing slow
  82. printing, they may wish to shut off the "shading" option in the
  83. Company Setup Screen. This will remove the pretty (but slow) shading
  84. from your invoices.
  85.  
  86. F8 key - Add Part (abbreviated "AdPt")
  87.  
  88. The Add Part command allows the user to enter a new item on the invoice
  89. form.  Upon hitting the "F8" key, a new line appears on the invoice.
  90. At this time, the user must enter a quantity and part number of an
  91. item. If this item is found in stock, the remaining fields will be
  92. filled in automatically. If it is not, the item is assumed to be a
  93. special order item, so the Code, Description, and Unit Price must be
  94. entered manually.
  95.  
  96. F9 key - Edit Part (abbreviated "EdPt")
  97.  
  98. The Edit Part command allows the user to change any information on a
  99. previously entered item.  The Edit Part command will affect the field
  100. the cursor is currently positioned over.  On occasion, the user may
  101. notice a popup window requesting clarification as to which part they
  102. are editing. This is important for some stores which have many
  103. different parts with the same part number. It is important the system
  104. knows which part is currently being edited.  In the event this window
  105. appears, highlight the vendor's name and description that correspond
  106. to the part in question.
  107.  
  108. F10 key - Delete Part (abbreviated "DlPt")
  109.  
  110. The Delete Part command removes a line item from the invoice. It is
  111. important to note that this item is not automatically returned to
  112. inventory.
  113.  
  114. Alt-P key - Previous Invoice (abbreviated "Prv")
  115.  
  116. The Previous Invoice command, accessed with the Alt-P key combination,
  117. allows the salesperson to jump to the previous invoice in the system.
  118. For example, if the current invoice is number ten, the salesperson
  119. jumps to number nine, as long as number nine hasn't been deleted.
  120. It is important to note that this command assumes you are finished
  121. with the current invoice; the current invoice may not be edited if
  122. you return to it at a later time.
  123.  
  124. Alt-N key - Next Invoice (abbreviated "Nxt")
  125.  
  126. The Next Invoice command allows the user to jump to the next invoice
  127. in the CRIS system. This command is usually used with the "F5 - Find"
  128. command and the "Alt-P Previous Invoice" command to view earlier
  129. invoices. It is important to note that the Next Invoice command
  130. assumes you are done with the current one, and will not let you
  131. make changes if you return to it.
  132.  
  133. Esc-Return
  134.  
  135. As in other parts of the CRIS system, the Escape key returns the
  136. user to the previous menu.
  137.  
  138.  
  139. The Invoicing Process:
  140.  
  141. Generally, there are 6 steps to creating an invoice:
  142.  
  143. 1) F2 - New Invoice:    The allows the user to add the next invoice
  144.                         form.
  145.  
  146. 2) F3 - Edit Invoice:   This allows the user to change any mistakes
  147.                         they may have made in step one.
  148.  
  149. 3) F8 - Add Part:       This allows the user to add an item a customer
  150.                         wishes to purchase. This step may be repeated
  151.                         several times.
  152.  
  153. 4) F9 - Edit Part:      This step allows the user to correct any
  154.                         mistakes they may have made in step 3.
  155.  
  156. 5) F6 - Tender:         This step requires that the salesperson take
  157.                         payment from the customer, and record any
  158.                         discounts.
  159.  
  160. 6) F7 - Print:          This step involves printing the finished
  161.                         invoice.
  162.  
  163.  
  164.